Medlemsresan

Vill ni också ha fler medlemmar som stannar kvar längre


De flesta församlingar vi är i kontakt med, stora som små, har just de utmaningarna – att få fler medlemmar och att de stannar kvar. Konkurrensen om människors tid är i de flesta fall hård. Alla har så fullt upp i sina vardagsliv att man söker sätt att plocka bort allt som inte är absolut nödvändigt – man bygger osynliga murar kring sig för att stänga ute allt som känns onödigt, oviktigt eller okänt.

Samtidigt vet vi att medlemmar som förstår allt det goda som görs inom församlingarna och den nytta som kyrkan gör i samhället, stannar kvar. För att bryta trenden behöver ni alltså fundera igenom hur ni ska förmedla relevant information till medlemmarna i de olika lägen och situationer som medlemmarna befinner sig i – alltså att beskriva MEDLEMSRESAN och få den att ”hänga ihop”.

Vi på StreamStone hjälper er att få fler och nöjdare medlemmar

Vi vet att ett samarbete med oss ger ökad medlemsnöjdhet med upp till 78%, att aktiva inträden ökar med upp till 116%, att antalet dop ökar med upp till 36%, att öppningsfrekvensen av nyhetsbrev ökar med 45% och vi har hjälpt organisationer att öka sitt medlemsantal med över 20%.

Detta uppnår vi huvudsakligen genom att hjälpa er beskriva er Medlemsresa och ta fram genomtänkta kommunikationsprocesser. Genom att sätta medlemskommunikationen i process, menar vi, inför ni ett metodiskt arbete för att bygga medvetenhet om den nytta ni gör i samhället och skapa engagemang. En arbetsmetod som bevisligen ger resultat!

Vill du prata vidare med oss

Idag arbetar vi med drygt 60 församlingar och hjälper dem utveckla nya arbetsmetoder för sin medlemskommunikation. Vi har också ett verktyg – FörsamlingsPortalen – för att automatisera rutinmässigt återkommande utskick i olika kanaler. Och resultatet såhär långt är uppmuntrande – 116% uppgång i aktiva inträden och 36% ökning i antalet dop.

Om du vill prata vidare med oss om era utmaningar eller hur vi skulle kunna hjälpa er komma igång med nya arbetsmetoder, förenkla er vardag eller beskriva er MEDLEMSRESA med hjälp av kommunikationsprocesser, är det bara att du skickar in din kontaktinformation nedan så hör vi av oss.

36
öka antalet dop med upp till 36%
116
Öka antalet Aktiva inträden med upp till 116%
9.8
Personligt välkomnande ökar ”medlemsnöjdheten” med upp till 9,8 ggr

Kommunikation som grund

Många små steg leder till stora resultat – för den som vet vart den är på väg!

Vår erfarenhet säger att det är lätt att ta beslut om att ändra på något, men mycket mer krävande att faktiskt genomföra förändringsarbetet. Den lärdomen har gjort att vi i alla lägen försöker dela upp förändringsarbetet i mindre delprojekt som är korta och med ett tydligt resultat. På så sätt håller vi fokus på det som är viktigt och ser till att alla deltagare är engagerade.

Vi på StreamStone är en grupp erfarna konsulter som har erfarenheter och kunskaper om medlemskommunikation och jobbar både med förändringsarbete och verktyg för att förenkla och automatisera.

I vårt arbete med medlemskommunikation inom församlingar och pastorat har vi efter ett femtontal större förändringsprojekt kommit till att dela in våra tjänster i tre olika områden, nämligen:

Klicka på den kategori där du vill veta mer.

Utveckla kommunikationen

Ta fram beskrivningar för hur Medlemsresan och dialogerna med medlemmarna ska se ut hos er – rätt information till rätt person i rätt kanal vid rätt tillfälle. Resultatet blir tydliga beskrivningar över era olika kommunikationsprocesser (t.ex. Dopprocessen och Nyinflyttadprocessen) och förlag till förändringar i era arbetsmetoder för att förenkla vardagen.

Automatisera kommunikationen

Vi har en bred och djup kunskap om arbetsmetoder och verktyg som förenklar och automatiserar arbetet med er medlemskommunikation. Vi har också tagit fram ett system-verktyg – FörsamlingsPortalen – som eliminerar allt det tidskrävande och återkommande arbete med att genomföra er medlemskommunikation. Tanken vi har är att med hjälp av verktyg, ta bort allt rutinarbete och skapa mer tid för dialoger att vara kreativa och att träffa medlemmar.

Utbildning

Att sprida information och kunskap bland dina kolleger om de förändringar som ni vill genomföra, är avgörande för att nå det önskade resultatet – det är inte strategin som ger förändring, det är det envisa arbetet med att förändra beteenden som gör att du når målet. För att nå full effekt av ert arbete med Medlemsresan och er medlemskommunikation, är det otroligt viktigt att skapa förståelse och samsyn internt hos er. Utifrån den insikten har vi tagit fram några olika föreläsningar och utbildningar som både skapar insikter och aha-upplevelser, men också stärker ”ett team”-känslan i er organisation.

Våra tjänster

Medlemsresan

Att ta fram ett underlag över hur ni ska kommunicera med era medlemmar i alla de olika lägen de befinner sig i sina liv – det vi kallar för Medlemsresan – är en grundsten i ett förändringsarbete kring er medlemskommunikation. Denna analys ger er en tydlig beskrivning över hur medlemskommunikation ska se ut för att sprida kunskap och skapa engagemang bland era olika medlemmar oavsett om de är ungdomar, barnfamiljer eller pensionärer.

Arbetet genomförs i två steg och tar cirka två månader att genomföra. Vi börjar med en analys av er nuvarande medlemskommunikation för att hitta ett ”nuläge”. När nuläget är känt, börjar vi beskriva era olika målgrupper och ni ska kommunicera med dem i de olika skeden de går igenom – det ”Önskade läget”. Arbetet genomför vi tillsammans med er personal så att vi får med alla erfarenheter, skapar samförstånd och påbörjar det kommande förändringsarbetet.

Resultatet av arbetet blir dels en detaljerad beskrivning av er medlemskommunikation i forma av kommunikationsprocesser samt en Kommunikationskalender över hur er kommunikationen ska se ut över året med hänsyn till viktiga händelser och högtider. Till dokumentationen finns också förslag kring prioriteringar och viktiga projekt som ni bör jobba igenom för att nå målen.

Webbanalys

Vi säger ofta att webben och hemsidan är det kommunikativa nav – all kommunikation skall pulsera kring hemsidan. Att ha en bra hemsida är idag avgörande i dialogen med medlemmarna. För den som bygger sin verksamhet på personliga möten kan detta kännas lite främmande, men vi ser det som ett viktigt komplement och ett sätt att skapa fler möten. Dagens medlemmar vill känna frihet att söka information och ta sina beslut när de vill utifrån deras egna önskemål.

För att skapa en hemsida som medlemmarna uppskattar och vill använda, måste ni fylla hemsidan med information utifrån medlemmarnas önskemål och behov, inte utifrån vad ni vill säga.

Webbanalysen genomför vi i tre delar och den tar normalt ca en månad att genomföra. Det vi börjar med är att analysera hur er hemsida ser ut idag – utseende, tonalitet, bildspråk, sökbarhet och statistik om besök. Utifrån de kunskaperna kan vi i workshop-form arbeta igenom hemsidan och ta fram förslag till förbättringar. Avslutningsvis håller vi en workshop kring Sociala Medier för att definiera syfte, mål och målgrupper för er närvaro i dessa kanaler samt tar fram grunden för en publiceringsplan.

Dopprocess

Dopet av det nyfödda barnet är det mest naturliga insteget i kyrkan. Det är därför synnerligen viktigt att ni är aktiva i kommunikationen med de föräldrar som just fått tillökning i familjen. Måler med Dopprocessen är att skapa fler dop genom att ge föräldrarna relevant och användbar information.

Dopprocessen är en automatiserad process som ser till att föräldrarna får relevant information om dopet och hur ni kan hjälpa dem få en minnesvärd händelse i familjen. Informationen till föräldrarna skickas ut i tre steg: ett vykort för att hälsa ”välkommen till världen”, ett brev med information om dopet och hur ni kan hjälpa föräldrarna arrangera ceremonin och det efterföljande dopkalaset samt slutligen en påminnelse till den som ännu inte bokat dop.

I Dopprocessen finns också möjligheten att administrera ett personligt telefonsamtal till de föräldrar som när barnet är 16 veckor annu inte bokat dop.

I och med att Dopprocessen är automatiserad förenklar den ert interna arbete – vi tar hand om allt från att identifiera de olika målgrupperna för utskicken (sker i FörsamlingsPortalen) till printning, adressering, kuvertering och distribution.

Nyinflyttadprocessen

Att flytta innebär en stor förändring i ens liv. Man kommer till ett nytt område och har ofta ingen lokalkännedom eller relation med folket omkring sig. Här är det viktigt att församlingen ”stiger fram” och hjälper medlemmen komma rätt – att få den nyinflyttade att känna sig mottagen, skapa relationer och lägga grunden för att engagera medlemmen i församlingen.

Målet med processen är få den inflyttade medlemmen att känna sig välkommen till församlingen och bli introducerad till vad som görs inom församlingen.

Nyinflyttadprocessen är en automatiserad process som ser till att hälsa den nyinflyttade välkommen till församlingen samt att ge information om verksamheter som kan vara intressant för personen och/eller familjen. Informationen till den nyinflyttade skickas ut i två steg: ett vykort för att hälsa ”välkommen till församlingen” och ett brev med information om olika verksamheter. Här kan vi rikta informationen om era verksamheter beroende på den nyinflyttades ålder eller postnummer där man bor.

I och med att Nyinflyttadprocessen är automatiserad förenklar den ert interna arbete – vi tar hand om allt från att identifiera de olika målgrupperna för utskicken (sker i FörsamlingsPortalen) till printning, adressering, kuvertering och distribution.

”Våga Fråga” utbildning

I vårt arbete med medlemskommunikation inom församlingar och pastorat har vi lärt oss att många är osäkra i hur de ska söka kontakt med medlemmarna och genomföra ett samtal. Utav den anledningen har vi satt samman en utbildning vi kallar ”Våga Fråga”. Den behandlar både olika aspekter på kommunikation och tekniker för medlemsmöten.

Målet med utbildningen är att alla ska förstå hur medlemskommunikationen och möten med medlemmarna ”hänger ihop”, ta fram nya sätt att möta medlemmarna och lära nya arbetsmetoder att ta med sig i sitt dagliga arbete. För att säkerställa att ni når önskad effekt så anpassar vi utbildningen i stor utsträckning till era förutsättningar och era önskemål.

För att få ”närhet” och engagemang delar vi upp deltagarna i grupper om ca 10 personer. Själva utbildningen genomför vi sedan under två halvdagarspass med ca en månads mellanrum. I mellantiden mellan utbildningspassen har var och en en personlig uppgift att jobba med. På så sätt blir det ett ”lärande levande” och deltagarna växer in i en nytt beteende.

Om ni önskar kan utbildningen kompletteras med en certifiering för att ge lite extra tyngd. Vårt förslag är dessutom att utbildningen sammanfattas och avslutas under ett kommande Personalmöte då ett Diplom också lämnas till deltagarna.

Inspirationsföreläsning

Vi vet av erfarenhet att det är väldigt viktigt att hela personalen får kunskap om varför ni vill utveckla er medlemskommunikation och hur viktigt det är att kommunikationen och personalens möten med medlemmarna ”hänger ihop”. För att hjälpa er komma igång med ett förändringsarbete kring kommunikation och möten med medlemmarna, har vi satt samman en Inspirationsföreläsning där vi går igenom vad medlemskommunikation är, hur den fungerar, visar på bra och dåliga exempel för att skapa förståelse samt pratar om hur viktiga mötena med medlemmarna är. Föreläsningen varvas med ett tiotal diskussionsfrågor och kan avslutas med ett grupparbete där deltagarna får prata ihop sig kring några frågeställningar. Detta är ett otroligt effektivt sätt att skapa samsyn i hela organisationen och identifiera områden där alla känner att de kan bidra till utvecklingen.

Hela Inspirationsföreläsningen tar ca 3 timmar lite beroende på vad ni vill ha med i grupparbetet. Den här föreläsningen passar bra för hela personalen och kan med fördel vara en del av en Personaldag eller som en eftermiddagsaktivitet tillsammans med Kyrkorådet.


Vill du prata vidare med?

Kontakta oss

Kontakta oss

Ring oss!

Ulf

Ulf Dubois
ulf@streamstone.se
073-684 45 04

Förändringsledare, kundkontakter och försäljning

Thomas

Thomas Werkander
thomas@streamstone.se
070 - 608 89 42

Systemarkitekt och processbyggare