Många medlemmar vet inte vad ni gör

Vi har arbetat med Svenska kyrkan sedan 2014 när vi lärde känna Eskilstuna församling och bidrog till ett större förändringsarbete hos dem. En viktig insikt vi fick, genom bland annat hundratals med intervjuer av medlemmar och personer som hoppat av, var att det stora flertalet inte känner till allt det goda arbete som sker inom kyrkan.

Medlemmar som vet vad ni gör stannar

Det vi vet från arbete med många andra medlemsorganisationer är att det är otroligt viktigt att medlemmarna förstår vad organisationen uträttar. Den känslan och kunskapen finns bland en del av kyrkans medlemmar, men det stora flertalet svävar i okunskap. Och det är farligt, för det är bland de oinformerade som det stora flertalet utträden sker. Eller omvänt, det är de som vet vad som uträttas i församlingarna som stannar kvar.

En viktig sak att nämna i detta sammanhang är att det tar tid att skapa relation med medlemmarna. Men med så mycket annat, så kan man beskriva detta relationsbyggande i olika steg. Vi kallar det för ENGAGEMANGSTRAPPAN.

Börja berätta för medlemmarna om vad ni gör

För att bryta den negativa trenden som de flesta församlingar idag upplever vad gäller medlemsutvecklingen behöver man alltså bli bättre på att synas och berätta om den nytta som man gör i församlingarna. Ge medlemmarna konkret information om allt stöd och all hjälp som kyrkan ger till församlingsborna och om all verksamhet som bedrivs för att skapa gemenskap, stötta och engagera församlingsborna.

Grundtesen vi tog fram för arbetet med att få fler medlemmar att stanna kvar längre blev:

Informera medlemmarna om allt gott som görs lokalt i församlingarna – rätt information, till rätt medlem, i rätt kanal vid rätt tidpunkt.

Det låter kanske knepigt, men är i själva verket enkelt. Vad det handlar om är att börja jobba med MEDLEMSRESAN på ett strukturerat sätt – välj en startpunkt och jobba metodiskt igenom hur ni ska kommunicera med medlemmarna för att nå det mål som ni satt upp.

Många små steg leder till stora resultat

När man funderar kring hela medlemsresan och alla olika typer av medlemmar som ni har, kan det kännas att förändringsarbetet är övermäktigt, men vi på StreamStone vet att det går lätt att genomföra om man bara beslutar sig för att bryta ner arbetet i många små steg. Och fokusera på ett steg i taget – många små steg leder till resultat…. för den som vet vart den är på väg.

Börja med VÄLKOMNANDET

Vi skulle vilja rekommendera att ni börjar ert arbete med VÄLKOMNANDET. Det är dels en synnerligen viktig del i att bygga relationen med medlemmarna, men också en väldefinierad punkt – någon föds, någon flyttar in eller någon önskar bli medlem.

Tänk igenom var ni vill börja, sätt upp mål (gärna mätbara) och börja sedan beskriva hur ni vill sätta upp era kommunikationsprocesser – vad vill medlemmarna få reda på, när vill ni säga det och i vilken kanal vill medlemmen få informationen. Det här är ett synnerligen spännande arbete som kommer att engagera er!

Se kommunikationen som en process

Vi pratar ofta om ”kommunikationsprocesser” och det är för att vi gärna vill skapa ett regelverk – en process – för hur kommunikationen både ska se ut och hur den ska distribueras till de medlemmar som den är tänkt för (Målgruppen). Några viktiga fördelar med att jobba på detta sätt är:

  • Ni skapar en standard inom församlingen eller pastoratet som alla kan förhålla sig till.
  • Genom att ni regelbundet repeterar er kommunikationsprocess (vi har t.ex. en Dopprocess som repeteras var vecka) kan ni samla erfarenheter och statistik om hur processen löper.
  • I och med att ni gör samma sak var gång processen ”körs” och vet hur resultatet ser ut, kan ni börja testa olika varianter för att se om resultatet därmed blir bättre – ni inför ett ”levande lärande” där processerna blir ett hjälpmedel för ett ständigt förbättringsarbete.

Bygg på fakta, gissa inte

Slutligen ett litet tips från oss: Bygg er medlemskommunikation på fakta och inte på gissningar. Vad vi menar med detta är att ni måste förstå medlemmarnas önskemål och behov innan ni skapar en ny process. Om ni inte vet hur medlemmarna tycker och tänker måste ni hämta in den kunskapen innan ni börjar jobba med processen. Och det är lättare än du tror – det är bara att fråga medlemmarna! Börja med att sätt samman upp till 10 frågor som ni vill ha svar på. Välj sedan ut sådär 10 till 20 medlemmar i den målgrupp ni vill bygga processen för (dessa medlemmar hittar du i K-bok). Telefonnumret hittar du på Hitta.se eller Merinfo.se. Sedan är det bara att ringa. Vi är säkra på att ni kommer ha bra och informativa diskussioner med medlemmarna och få massor av bra aha-upplevelser.

Ring oss!

Ulf Dubois

Ulf Dubois
ulf.dubois@streamstone.se
073-684 45 04

Kommunikationsrådgivare och affärsutvecklare

Jag startade StreamStone 2013 med tanken att hjälpa organisationer bli bättre i sina kund- och medlemsdialoger. Jag vill skapa en kommunikation som bygger relation och inte en opersonlig informationskanal. En viktig del av våra tjänster är att förenkla kundernas vardag – att jobba smartare – genom att automatisera medlemsdialogerna.

Caroline Hedin

Caroline Hedin
caroline.hedin@streamstone.se
070-389 25 58

Kommunikationsrådgivare och projektledare

I 15 år har jag jobbat som kommunikatör i Svenska kyrkan. Under dessa år har jag hunnit med innerstadsförsamlingar, förortsförsamlingar, pastorat och stiftskansli som mina arbetsplatser. Det gör att jag i dag på StreamStone förstår många av era utmaningar och lätt ser vad vi kan bidra med för att underlätta och utveckla.