“Nu är vår kommunikation mer relevant för medlemmarna.
Och det har verkligen visat sig fungera!”

Svenska kyrkan i Huddinge möter samma förändringar som Svenska kyrkan gör över hela landet

De gamla sätten att kommunicera behöver kompletteras med nya. Människors vanor och traditioner förändras. Därför inleddes ett samarbete med StreamStone våren 2017.

 Vi behövde se över hur vi jobbar med vår medlemskommunikation och förbättra våra interna arbetsmetoder. 

Och vi ville införa en mer informativ och välkomnande kommunikation till föräldrar med nyfödda barn samtidigt som vi ville förenkla vårt interna arbete.  

Torbjörn Strand är Kyrkoherde i Svenska kyrkan i Huddinge och var, tillsammans med projektledaren Caroline Hedin, ansvarig för genomlysning och de förändringar i medlemskommunikationen som sedan genomfördes:

Vad var målet med översynen av kommunikationen?

Samhället förändras och vi som kyrka måste kunna erbjuda relevant information till alla våra medlemmar. Idag vill till exempel många själva leta upp information om dopet på nätet, de ringer inte eller kommer inte till kyrkan. De googlar. Vi behövde därför se över vårt interna arbetssätt med kommunikationen. Samtidigt ville vi göra det enklare att boka dop genom en bokningsportal på vår webbplats. En bokningsportal där föräldrar kunde välja kyrka, tidpunkt, dopförrättare och få alla annan information de behöver inför dopet.

När startade projektet?

Projektet med StreamStone började våren 2017 som en förstudie med kommunikatörer och chefer. Vi arbetade fram en ny kommunikationsmodell, nya arbetsmetoder, process, verktyg och system för att kunna kommunicera med medlemmar på ett nytt och mer relevant sätt än tidigare. På sommaren 2017 sjösatte vi arbetssättet.

Dök det upp några nya insikter under arbetet?

Vi har även tidigare arbetat med kommunikation på webben, i sociala medier, på affischer och i trycksaker. Men ofta utifrån vad vi själva ville berätta. Men med detta projekt har vi tänkt tvärtom. Vi har anpassat oss efter vad våra medlemmar har för behov av information och försökt att göra den relevant för var och en. Förut var webben mer som ett smörgåsbord då vi visade upp olika aktiviteter som vi har och genomför. Nu ser vi webben mer som en serviceportal utifrån medlemmarnas behov.

Stötte ni på problem eller utmaningar under arbetet?

Inom kyrkan är vi kanske lite nostalgiska. Vi tittar bakåt och tror att det som alltid fungerat förut ska fortsätta att fungera även i framtiden. Men vi måste byta tankemodeller, se betydelsen av att ha dialog med medlemmarna.

Vi har en samhällsutveckling som går från det kollektiva till det individuella, där individen bär kollektivet inom sig. Men kyrkan har en jätteviktig roll idag att erbjuda ett sammanhang där kollektivet kan bära upp individen.

Hur gick det, blev det någon förbättring?

Vi har fått jättemycket hjälp! Bland annat har vi tagit fram en bra modell för att informera föräldrarna på ett relevant sätt om dopet. Nu skickar vi vykort och brev till olika grupper av föräldrar. Vi anpassar innehållet till de enskilda föräldrarna beroende på om det är första barnet eller om det finns döpta eller odöpta syskon. I breven och på hemsidan ger vi nu också mycket mer saklig information om sådant föräldrarna vill veta: vad kostar det, kan man låna dopklänning, kan vi låna lokal för kalaset efter dopet osv. Relevant information till rätt förälder vid rätt tidpunkt.

Vi bestämde oss också för att ringa till föräldrar som har fyra månaders bebisar som inte bokat dop. Administrationen av dessa samtal la StreamStone in i sitt verktyg, så ingen här hos oss behöver göra något, annat än prästerna som via mail får reda på vilka föräldrar de ska ringa. Och det funkar jättebra!

Tack vare bokningskalendern kan föräldrarna nu gå in och boka dop direkt på hemsidan; välja kyrka, tid och präst. Det var inte möjligt tidigare. Och det har verkligen fungerat! Jättemånga bokar dop via bokningskalendern, runt 70 procent. Och med hjälp av alla ändringar på hemsidan, införandet av de nya doputskicken samt ringandet till föräldrarna har vi idag ökat antalet dop i våra församlingar med 36% samtidigt som det interna arbetet förenklats. Helt otroligt bra!

Har du några andra kommentarer om samarbetet?

Det handlar om ett annat sätt att tänka som StreamStone hjälpt oss med. De har visat hur man kan göra kommunikationen mer relevant. Det är alltid intressant att få ögon utifrån. Vi är ju en relativt liten organisation och även om vi har egna kommunikatörer så är det värdefullt att få ögon utifrån.

Man kan säga att vårt förändringsarbete visade på värdet att inte negligera medlemmarna, att vi måste bli bättre på att bekräfta medlemskapet. Det var en viktig insikt. Vi har genom projektet upptäckt ett annat sätt att vrida kommunikationen så den blir mer relevant. Löjligt enkelt kan man tycka, men vi har ändå inte gjort det förut.

Fakta om Huddinge pastorat

Svenska kyrkan i Huddinge består av fyra församlingar
– Flemingsbergs församling, Huddinge församling, S:t Mikaels församling och Trångsund Skogås församling – och en kyrkogårdsförvaltning.
Det formella namnet är Huddinge pastorat. Antalet medlemmar är cirka 50 000.

50 000
Cirka 50 000 medlemmar
4
4 församlingar
7
7 kyrkor/kapell

Ring oss!

Ulf Dubois

Ulf Dubois
ulf.dubois@streamstone.se
073-684 45 04

Kommunikationsrådgivare och affärsutvecklare

Jag startade StreamStone 2013 med tanken att hjälpa organisationer bli bättre i sina kund- och medlemsdialoger. Jag vill skapa en kommunikation som bygger relation och inte en opersonlig informationskanal. En viktig del av våra tjänster är att förenkla kundernas vardag – att jobba smartare – genom att automatisera medlemsdialogerna.

Caroline Hedin

Caroline Hedin
caroline.hedin@streamstone.se
070-389 25 58

Kommunikationsrådgivare och projektledare

I 15 år har jag jobbat som kommunikatör i Svenska kyrkan. Under dessa år har jag hunnit med innerstadsförsamlingar, förortsförsamlingar, pastorat och stiftskansli som mina arbetsplatser. Det gör att jag i dag på StreamStone förstår många av era utmaningar och lätt ser vad vi kan bidra med för att underlätta och utveckla.