Antingen arbetar man vidare som man alltid har gjort.
Eller så bestämmer man sig för att det kan bli mycket bättre!  

Allt färre dop och minskande medlemstal


Pia Thunström var kommunikationschef på Svenska kyrkan i Eskilstuna under den period då man införde ett CRM-system och nya arbetssätt för att effektivisera och förbättra medlemskommunikationen. Resultatet blev bland annat att antalet dop ökade markant.

Torbjörn

När Pia Thunström började sin tjänst, inledningsvis som kommunikationsansvarig på Eskilstuna församling, var utvecklingen densamma där som i så många andra församlingar runt om i landet; medlemsantalet sjönk, medlemskommunikationen var eftersatt och det saknades delvis kompetens att göra saker bättre:

 - Eskilstuna församling hade behov av att kommunicera allt från kyrkogårdsfrågor, barnverksamhet, dop, bröllop och begravningar till personliga möten med präster och diakoner. För att komplicera saken hade församlingen verksamhet på tolv olika fysiska platser som vart och ett hade sitt kommunikationsbehov. Det trycktes mycket material till många olika målgrupper och ofta utan samordning. Det var en väldigt komplex situation! ”Jag insåg att vi måste arbeta smartare, att vi måste göra något radikalt. Framför allt låg vi efter vad det gällde den digitala kommunikationen”. 

 

Den enskilt största utmaningen var utflödet av medlemmar genom utträde. Men också det stadigt sjunkande antal dop.

- Minskningarna började när kyrkan skildes från staten år 2000. Plötsligt blev inte Sveriges befolkning medlemmar per automatik i och med sin födelse. Nu var det istället upp till den enskilda individen att själv välja att låta sitt barn bli döpt, eller inte. Det är en stor skillnad och avgörande för kyrkans framtid. Jag upptäckte snart att det inom kyrkan fanns en tudelad uppfattning om dopet ens skulle marknadsföras. Prästerna hade olika teologiska uppfattningar i frågan där vissa ansåg att marknadsföring var för kommersiellt och att dopet inte skulle marknadsföras alls. Vi skulle vänta på att föräldrarna hörde av sig och ville döpa sina barn, som att kyrkan fortfarande var självklar.

Det fanns inga direkta planer för hur församlingen skulle hantera skilsmässan från staten och det påföljande sjunkande antalet medlemmar. Trots olika uppfattningar hade kyrkorådet i Eskilstuna bestämt sig för att satsa på medlemskommunikationen istället för att hoppas på det bästa.

- Vi skulle aktivt bjuda in till dop och samtidigt öka kunskap om kyrkan och värdet av medlemskap i kyrkan. Ett minst sagt komplext och utmanande kommunikationsuppdrag!

Nya tider kräver nytt sätt att kommunicera kyrkans verksamhet

Pia kom i kontakt med StreamStone och började driva idén om att arbeta med en ny typ av medlemskommunikation. Idén presenterades och diskuterades med kyrkoherden och i Kyrkorådet. Alla var inte övertygade om att det var rätt väg att gå, men till slut fattade kyrkorådet beslut om att starta ett större förändringsarbete och investera i ett CRM-system.

- Projektet började med en noggrann analys av hur vi jobbade med medlems-kommunikationen, vilka verktyg vi använde och hur vi samordnade arbetet internt. Här hjälpte StreamStone oss både med att hålla i taktpinnen och att ”se saker med andra ögon”. Resultatet av detta analysarbete blev en plan – vi kallade den för Roadmap – med ca 20 delprojekt som skulle jobbas igenom. Det var stort som smått. Allt från att sluta använda etiketter på kuvert och skapa en bokningskalender för dop på hemsidan, till att införa automatiserade utskick och utbilda hela personalen i kommunikation. Det tog oss lite drygt ett år att jobba igenom alla delprojekt. Ett tufft men också mycket spännande år!

En viktig del i projektet var att förenkla det interna arbetet och minska belastningen på personalen. För det tog StreamStone fram verktyget FörsamlingsPortalen, en ”kommunikationsmotor” och ett enkelt CRM-system för att samordna alla aktiviteter och kunna mäta effekten av dem. Nu kunde all information till alla målgrupper automatiseras, både via mejl och traditionell post. Verktyget gjorde det möjligt att anpassa informationen till olika mottagare.

- StreamStone hade ett metodiskt sätt arbeta på vilket var värdefullt i vår komplexa organisation. Jag har arbetat med många konsulter under åren och StreamStone har en nyfikenhet och lyhördhet som är unik.

Innan Pia införde det nya arbetssättet och FörsamlingsPortalen var det många saker som måste göras parallellt.- Jag insåg att kommunikationsavdelningen behövde ett större mandat i organisationen om vi skulle kunna göra någon nytta. Kyrkoherden beslutade om en bra ansvarsfördelning då han ansvarade för den teologiska inriktningen och jag utnämndes till kommunikationschef och ansvarade för medlemskommunikationen. Kyrkoherden har alltid det övergripande ansvaret, men den strategiska och dagliga kommunikationen skötte vi på kommunikationsavdelningen. Med tydligt mandat fick vi rätt förutsättningar.

Oj! Det fungerar!

Inom projektet med StreamStone skapades en Bokningskalender för dop på hemsidan för att öka tillgängligheten – nu kunde föräldrarna boka dop 24 timmar om dygnet alla dagar i veckan. Därefter skickades brev och vykort ut till alla nyblivna föräldrar

- Innan vi började vårt förändringsarbete fick alla föräldrar samma information. Men vi insåg snart att det inte var så lyckat. Förstagångsföräldrar har ofta ett mycket större behov av att få information om dopet än de som redan döpt ett syskon till exempel. I vissa par var en förälder medlem i Svenska kyrkan, men inte den andra. Det var många olika undergrupper. Så vi anpassade utskicken för att kunna ge alla relevant information.

Resultatet blev häpnadsväckande bra. Redan första året ökade antalet dop med 32 procent! Dessutom visade det sig att de allra flesta föräldrar bokade dop via hemsidan. Få bokade dop genom att ringa eller besöka kansliet.

- Redan första året ökade antalet dop rejält. Helt uppenbart fungerade det vi hade gjort! Vi blev överraskade över att skillnaden blev så stor!

Ryktet spred sig

Framgångarna i Eskilstuna spred sig inom Svenska kyrkan och Pia och kyrkoherden blev inbjudna till en rad pastorat och församlingar för att berätta hur de arbetat och vad de gjort. De tog även emot studiebesök av kommunikatörer och kyrkoherdar från hela Svenska kyrkan. Pia betonar att arbetet blev en stor framgång tack vare att det gick att genomföra många förbättringar samtidigt.

- Att genomföra den här typen av förändringar är en utmaning för många inom kyrkan. Det räcker absolut inte bara köpa in ett nytt system och så löser sig allt. Det är först och främst en fråga om att ha rätt vilja, attityd och kompetens. Man måste jobba metodiskt och uthålligt, utbilda personalen och utveckla organisationen. Det gäller att sätta mål och ge mandat. Det är viktigt att hela organisationen har förtroende för kommunikatörernas kompetens. Att arbeta med kommunikation är en väldigt synlig verksamhet och det är lätt att ha synpunkter på än det ena eller det andra. Men respektera istället kommunikatörernas yrkesroll och låt dem med sin profession avgöra hur det ska vara så blir det bäst i långa loppet. Jag hade bestämt mig för att göra det här förändringsarbetet och jag visste att det skulle ta tid. Idag kan vi glädjas över att vi lyckades. Det var en enorm resa vi gjorde!

Fakta om Eskilstuna pastorat

Svenska kyrkan i Eskilstuna består av två församlingar
   - Eskilstuna församling och Västra Rekarne församling. Antalet medlemmar är cirka 35 000.
Organisationen är indelad i församlingsverksamhet, begravningsverksamhet och stödfunktioner. Den sverigefinska verksamheten är en naturlig del av hela pastoratets verksamhet. Eskilstuna pastorat har ett samarbete med Eskilstuna Stadsmission.

 

35000
cirka 35 000 medlemmar
32
32% ökat antal dop

Kommunikation som grund

Vi på StreamStone hjälper er att få fler och nöjdare medlemmar

Vi vet att ett samarbete med oss ger ökad medlemsnöjdhet med upp till 78%, att aktiva inträden ökar med upp till 116%, att antalet dop ökar med upp till 36%, att öppningsfrekvensen av nyhetsbrev ökar med 45% och vi har hjälpt organisationer att öka sitt medlemsantal med över 20%.

Detta uppnår vi huvudsakligen genom att hjälpa er beskriva er Medlemsresa och ta fram genomtänkta kommunikationsprocesser. Genom att sätta medlemskommunikationen i process, menar vi, inför du ett metodiskt arbete för att bygga medvetenhet om den nytta ni gör i samhället och skapa engagemang. En arbetsmetod som bevisligen ger resultat!

Vill du prata vidare med oss

Idag arbetar vi med drygt 40 församlingar och hjälper dem utveckla nya arbetsmetoder för sin medlemskommunikation. Vi har också ett verktyg – FörsamlingsPortalen – för att automatisera rutinmässigt återkommande utskick i olika kanaler. Och resultatet såhär långt är uppmuntrande – 116% uppgång i aktiva inträden och 36% ökning i antalet dop.

Om du vill prata vidare med oss om era utmaningar eller hur vi skulle kunna hjälpa er komma igång med nya arbetsmetoder, förenkla er vardag eller beskriva er MEDLEMSRESA med hjälp av kommunikationsprocesser, är det bara att du skickar in din information nedan så kontaktar vi dig snarast.

Kontakta oss

Ring oss!

Ulf

Ulf Dubois
ulf@streamstone.se
073-684 45 04

Förändringsledare, kundkontakter och försäljning

Thomas

Thomas Werkander
thomas@streamstone.se
070 - 608 89 42

Systemarkitekt och processbyggare