“Vi bestämde oss för att se på våra medlemsdialoger utifrån medlemmarnas behov och önskemål – inte utifrån vad vi tycker och tänker internt”

Vi vände på alla stenar och insåg att vi kunde göra det mesta bättre

Madelene Perpåls är kommunikatör i Svenska kyrkan i Sandviken. Hon har sedan 2016 samarbetat med StreamStone för att skapa en bättre medlemskommunikation. Framförallt har fokus legat på att ge föräldrar bättre information om dop och att enklare kunna boka doptider.

   – Starten var ett internt möte inom Svenska kyrkan där Eskilstuna församling berättade om hur de utvecklat sin medlemskommunikation kring dopet. De hade samarbetat med StreamStone. StreamStone hade bland annat hjälpt dem med att införa en dopprocess som automatiserade utskick med information om dopet till föräldrar med nyfödda bebisar. När sedan Uppsala stift drog igång ett Pilot-projekt med StreamStone bestämde vi oss direkt för att hänga på. 

Hur kom ni i kontakt med StreamStone?

– Det var på ett internt möte inom Svenska kyrkan där Eskilstuna församling berättade om hur de utvecklat sin medlemskommunikation kring dopet. De hade samarbetat med StreamStone. StreamStone hade bland annat hjälpt dem med att införa en dopprocess som automatiserade utskick med information om dopet till föräldrar med nyfödda bebisar. När sedan Uppsala stift drog igång ett Pilot-projekt med StreamStone bestämde vi oss direkt för att hänga på.

Vilka var era utmaningar?

– Vi hade ingen riktigt genomtänkt metod för att informera nyblivna föräldrar om dopet och vi gjorde det inte enkelt för dem att boka doptid – som så många andra församlingar var föräldrarna tvungna att passa våra telefontider eller skicka ett e-post. Ett långsamt och omodernt arbetssätt. I värsta fall släppte föräldrarna alltihop. Dagens föräldrar läser bara information som de upplever som relevant, de vill ta reda på saker via nätet och göra saker när det passar dem själva. Oavsett vad klockan är och vilken veckodag det är. Så vi bestämde oss för att börja se på vår medlemskommunikation och vår service utifrån medlemmarnas behov och önskemål – inte våra interna synsätt.

Hur kom ni igång med förändringsarbetet?

– Vi startade ett projekt där vi vände på alla stenar. Vi genomförde en handfull arbetsmöten med StreamStone där vi både tog fram en ny Kommunikationsplan och jobbade igenom hur både vår Dopprocess och Bokningskalender skulle sättas upp. Ett riktigt spännande och inspirerande arbete. Som en del av detta arbete passade vi också på att göra förbättringar på vår hemsida och på vår närvaro i sociala medier. För det gäller ju att få allt att hänga ihop!

Har bokningsportalen fungerat?

– Jag har inte de exakta siffrorna, men jag tror att bokningarna via webben nu är uppe i ungefär 70 procent. Men vi märker att även de som bokar dop via telefon har varit inne och kollat på hemsidan och i bokningskalendern innan de ringer. Det är stor skillnad i samtalen med föräldrarna idag mot tidigare. Jag skulle tro att 80-90 procent har läst om dopet på våra webbplatser innan de kontaktar oss. Idag blir det ett mycket bättre samtal om det som är viktigt.

Hur når ni nyblivna föräldrar med information?

– Vi börjar med att skicka ut ett ”Välkommen till världen”-vykort till alla nyblivna föräldrar. Förutom en hälsning från oss, innehåller vykortet en liten påminnelse om dopet och att de kan få mer information på hemsidan. Jag gick till vårt babycafé och pratade med föräldrarna där och frågade vilken typ av information de vill ha. De sa att den mesta informationen de får är via mejl, men att de inte hinner inte titta på allt. Brev som ser ut som reklam öppnar de inte alltid, om det inte är direkt relevant för dem. Utifrån dessa insikter beslutade vi att göra ett vykort istället som skulle vara enkelt att ta till sig. Jag ritade ett stort hjärta på det så att det skulle sticka ut i mängden. Och det gjorde det. Väldigt många har sagt att de sett vårt vykort och gillar det.

– Förutom vykorten så skickar vi också ut informationsbrev och en påminnelse. Här tog vi fasta på att olika familjer ser olika ut och har olika behov. Vi kan ju inte skriva samma sak till alla för det är inte relevant. Till slut landade vi i tre olika varianter av brev – ett till de som fått sitt första barn, ett till de som redan har syskon som är döpta och ett till de som har syskon som inte är döpta. Dessa tre grupper av föräldrar har olika behov och frågor.

– Idag är vår dopprocess helt automatiserad med hjälp av ett verktyg som StreamStone tagit fram. Varje vecka gör vi ett uttag av en speciell rapport från K-bok och laddar upp i verktyget, men efter det är allt automatiserat. Riktigt skönt för oss här på Kansliet som nu inte behöver syssla med det tidskrävande rutinarbetet att producera och distribuera utskick.

Hur var samarbetet med StreamStone?

– Det har funkat jättebra att arbeta med StreamStone. Det är alltid bra att ha en aktör utifrån som har erfarenheter och ser annat än vad man själv ser. Jag har arbetat med kommunikationsföretag och reklambyråer förut men jag måste säga att StreamStone varit en av de bättre.

Fakta om Sandvikens pastorat

Svenska kyrkan i Sandviken består av två församlingar
– Sandvikens församling och Årsunda-Österfärnebo församling – och en kyrkogårdsförvaltning
Det formella namnet är Sandvikens pastorat. Antalet medlemmar är drygt 16 000.

16000
Cirka 16 000 medlemmar
70
70 % bokar dop på webben
85
80-90 % har samlat information innan samtalet

Ring oss!

Ulf Dubois

Ulf Dubois
ulf.dubois@streamstone.se
073-684 45 04

Kommunikationsrådgivare och affärsutvecklare

Jag startade StreamStone 2013 med tanken att hjälpa organisationer bli bättre i sina kund- och medlemsdialoger. Jag vill skapa en kommunikation som bygger relation och inte en opersonlig informationskanal. En viktig del av våra tjänster är att förenkla kundernas vardag – att jobba smartare – genom att automatisera medlemsdialogerna.

Caroline Hedin

Caroline Hedin
caroline.hedin@streamstone.se
070-389 25 58

Kommunikationsrådgivare och projektledare

I 15 år har jag jobbat som kommunikatör i Svenska kyrkan. Under dessa år har jag hunnit med innerstadsförsamlingar, förortsförsamlingar, pastorat och stiftskansli som mina arbetsplatser. Det gör att jag i dag på StreamStone förstår många av era utmaningar och lätt ser vad vi kan bidra med för att underlätta och utveckla.